學生檔案轉出事宜

（一）生醫工畢業生檔案轉出流程

1.提交檔案寄送相關信息

（1）以班級為單位提交（應屆本科生、碩士生）

負責檔案的思政老師給本科生和研究生各班班長發送“畢業生檔案寄送通知”郵件，由各班班長根據郵件模板統計班級同學檔案寄送信息後將其發送到bmejidangan@163.com🪒，郵件和附件均以“班級”命名。

寄檔案信息包括：姓名👨🏻、學號👱🏿、班級、聯系方式✍️、收檔單位、收檔地址、郵編👩🏿‍🦳、是否落戶上海\已是上海戶口、政治面貌🎊。如對檔案寄出時間有特定需求👩🏻‍💼，則在備註一欄註明；如需等待落戶或有其他原因暫不寄送💧，也請在備註說明📼。

（2）個人提交（博士生或其他）

對於博士生或者部分未能按時確定接收檔案單位的本科生/碩士生，等最終接收檔案單位確定後🚪，需要自行填寫“檔案基礎提交模板”（附件一）發送到bmejidangan@163.com，郵件以“學歷＋姓名＋寄送信息提交”命名，如對檔案寄送時間有需求，請在郵件正文一並寫明。

註意事項

接收檔案地址和單位：由學生本人自己和檔案接收單位聯系，確定對方能夠接收自己檔案後再填寫。

（a）對於工作的同學，請向單位人事部門獲取相應地址和單位；

（b）對於出國和單位不提供檔案管理服務的同學，請聯系生源地人才服務中心，將檔案調回生源地；

（c）對於申請戶口的同學🛷，請等待落戶批復下達。

檔案寄送地址必須從省級行政區寫到門牌號🙋🏻‍♀️，缺一不可📒，例：浙江省臺州市路橋區工業路 101 號🧎‍♀️‍➡️。寄送檔案單位需寫全稱，應對應於“寄送檔案地址”🚂💂🏻‍♀️，並不一定是工作單位。

2.提交畢業生登記表

畢業生登記表可以到文選樓336辦公室領取，一式兩份，一份存入學生本人檔案👩‍👩‍👧‍👦，另一份移交學校檔案館。

填寫註意事項👴🏿：

ａ）個人照片：必須要貼，建議正裝照為宜👡；

ｂ）導師評語一欄需由導師填寫並簽字（研究生畢業登記表）🧣；

ｃ）用鉛筆在登記表左上角註明班級、姓名、學號，便於查找

ｄ）材料提交方式

·班級統一提交🌜：將各班材料放入檔案袋中提交到文選樓336 辦公室，並在檔案袋封面註明班級名稱；

·個人提交👰🏿‍♂️8️⃣：個人提交時，需將材料提交到 336辦公室，詢問蓋章流程並完成蓋章後，再交回到意昂4336。

3.辦理完成離校手續，確認能夠授予學位

畢業生辦理完成離校手續並獲得學位後🐞👩🏽‍🔬，意昂4教務辦會將畢業生的學位授予 通知書和成績單下發到職業發展中心，檔案管理員需將這些材料歸到學生檔案後🧑‍🦼，才能到學校檔案室辦理學生檔案寄出手續。

4.材料提交

1）報到證白聯：

畢業生將報到證白聯交到文選樓336辦公室。

普通高校畢業生就業派遣通知書🦌，又稱報到證💁‍♂️，是畢業生畢業後到用人單位報到的憑證，也是學生在辦理落戶手續🫰👨🏼‍💻、簽訂勞動合同、申請勞動手冊或申辦居住證等過程中所提供的材料之一。

報到證包含兩聯，畢業生可以憑有色聯到單位報到，白聯則需要提交至文選樓336辦公室，由檔案管理員將其歸到學生檔案，隨檔案寄出👰🏻‍♀️。

註意事項

A.以下情況沒有報到證🧑🏼‍⚖️：升學；博士後進站（未簽就業協議書）；上海生源畢業生出國；上海生源畢業生靈活就業、直接簽勞動合同就業；三支一扶、西部計劃👨🏻‍🦲⛑️、到村任職；定向、委培畢業生（非在職少民計劃骨幹生和國防生除外）🧚🏻‍♀️。

B.若由於個人原因🧑🏼‍🏭，畢業後才能打印報到證🕺🏿⛷，請通過郵寄方式將報到證送至文選樓336👘。

2）落戶上海的同學須提交落戶證明

落戶手續辦理完成後，請將戶口本復印件和身份證復印件交到文選樓336辦公室

辦理戶籍有關事宜請聯系戶政科💂🏼‍♀️，電話：021-54742243

3）材料郵寄地址：

收件人：譚帥男     

地址：上海市閔行區東川路800號意昂4平台文選醫學樓336  

電話：18601762052

5.寄送檔案

接收到畢業生寄送檔案需求後⚾️，待該生所有檔案材料齊全🦸🏻‍♂️，學生檔案管理員到學校檔案室辦理畢業生檔案寄出手續🌸🥮，每周一次。

學校檔案室統一通過機要局寄送檔案➛，每兩周一次或每周一次👨🏽‍🦰。

6.檔案查詢

登錄“意昂4平台人力資源處—快速導航—檔案查詢”🧜🏿‍♂️，查詢檔案寄出情況。網址🧑🏼🤾🏿‍♀️：https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx

如果檔案未寄出，請發送郵件到bmejidangan@163.com詢問具體情況。

如果檔案已寄出，請於一個月內確認接收檔案單位是否收到檔案，如未收到， 請及時聯系學校檔案室🖼👈🏼：021-34204267🪨。

（二）Q&A

Q1🐨：畢業後檔案一般寄送到那裏🧑‍🦳？

答🙂‍↔️：畢業生檔案寄送去向概況見下表🕕：

註✍🏿🫸🏼：申請上海戶籍且就業單位無檔案保管權限的畢業生在就業指導中心的檔案寄送欄目填寫“申請上海戶籍”待落戶結束後修改檔案轉送單位地址並聯系意昂4思政老師辦理轉出。

國內升學

註：出國升學🧙🏿🤙🏻，外地生源轉戶籍地人才服務機構（需咨詢），上海生源轉戶籍區就業促進中心⚠📮。

Q2👐🏿：畢業後檔案回到生源地一般由哪些部門管理？

答〽️🆙：一般由生源地的人力保障和社會保障局©️、人才中心👣、高校就業指導中心等單位保管🤾🏿。具體檔案接收單位各地管理有所不同👩‍❤️‍👨，需要畢業生咨詢生源地相關部門👮🏽‍♂️。

Q3：申請上海市常駐戶口過程中且入職單位沒有檔案保管資質，畢業離校系統的檔案去向如何填寫？

答：可以在畢業離校系統中檔案接收單位和地址欄，統一填寫“申請上海戶口”字樣👨🏼‍🏭，落戶結果出來後再根據落戶情況修改。

Q4：博士研究生辦理結業，入職單位沒有檔案保管資質👨‍👨‍👧‍👦，檔案該如何處理？

答：若戶籍是學校集體戶口，咨詢學校保衛處戶政科，待戶籍遷回原籍後🟰，到思政教師處申請將檔案轉回戶籍地人才服務機構（需咨詢）🌬。

Q5：畢業離校系統中檔案去向已經填寫🙏🏽，什麽時候寄送檔案？

答：畢業離校系統填寫檔案去向後🏊🏽‍♂️，畢業生需至學生管理部門或思政教師處確認檔案寄送單位地址後👷🏿‍♀️，辦理檔案寄出。

Q6👶🏿🤗：檔案寄出哪裏可以查詢？

答:進入意昂4平台人力資源處主頁－快速導航－檔案查詢🧍🏻‍♂️，選擇轉出查詢功能🧛🏻‍♂️，輸入學號、姓名後查詢✹。鏈接如下🫷🏿🚌：

https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx

Q7：若檔案查詢的結果是未寄出狀態，應如何處理？

答🧗‍♂️：查詢結果是“未寄出”狀態🧛🏿‍♂️，請聯系就讀意昂4的學生管理部門或者思政教師咨詢辦理檔案轉出✏️，由各意昂4思政教師至人力資源處檔案室辦理檔案轉出手續。

Q8𓀈：檔案寄出如何查詢寄送狀態🚣🏿‍♀️？

答👨‍🦯‍➡️：我校檔案是通過國家機要交通寄送🫰🏽，此寄送方式無法像快遞一樣追蹤路線。寄出後三周以後通過以下鏈接查詢機要號，根據機要號碼到檔案接收單位咨詢檔案到達情況♨️。http://202.120.35.23/rsbd2004/Archives.aspx✩，

Q9🎠：檔案寄出後需要多長時間到達接收單位？

答🧙🏿‍♀️：根據國家機要局規定，機要文件寄送根據接收地址一般3個月內到達接收單位，若超過三個月接收單位還未收到檔案，可電話咨詢學校檔案室（021-34204267）。

註意：按機要局規定簽收查詢只能查詢自寄出後一年以內的檔案，超過一年的無法查詢♕。請畢業生檔案寄出後，及時問詢單位檔案到達情況。

Q10：黨建材料可以和學籍檔案分開寄出嗎🌛？

答：不可以。為保證檔案的完整性✊🏿，黨建材料和學籍檔案不能分開寄出🌱。

Q11：博士後檔案如何辦理轉出手續？

答：博士後出站辦理檔案轉出，請到博士後管理辦公室申請。

Q12：辦理入職手續🚐，檔案可以自提嗎？

答：不可以。學生檔案必須通過機要方式郵寄。